Dù là học sinh, sinh viên hay dân văn phòng chúng ta đều phải thường xuyên tiếp xúc với Excel trong công việc. Sau đây upanh123 sẽ hướng dẫn các bạn. Cách sử dụng Excel thành thạo Xử lý công việc, một số nghiệp vụ và kỹ năng cơ bản.
Những gì cần thiết cho văn phòng Excel?
Excel là một chương trình bảng tính do Microsoft tạo ra để ghi lại, thao tác và phân tích dữ liệu bằng các công thức và tính toán. Excel sẽ giúp bạn làm toán cơ bản hoặc nâng cao, ngay cả khi nó liên quan đến một lượng lớn dữ liệu. Excel bao gồm một hệ thống lưới các ô, trong mỗi ô chúng ta có thể nhập số, văn bản hoặc công thức. Từ đây, chúng ta có thể xây dựng biểu đồ/đồ thị, đưa dữ liệu vào bảng báo cáo, tính toán, lọc, sắp xếp. Vì thế, Office Excel cần những gì?? Để sử dụng thành thạo Office Excel, chúng ta cần làm quen với giao diện của Microsoft Excel và một số thao tác cơ bản như sau:
Các phiên bản của Microsoft Excel bao gồm:
- Ứng dụng Excel cho điện thoại Android/iOS, Window Phone.
- Nền tảng Excel trực tuyến trên web hoặc trong bộ Microsoft 365.
- Phần mềm MS Excel trên máy tính.
Những gì cần thiết cho văn phòng Excel?
Mỗi giao diện sẽ khác nhau nhưng nhìn chung chúng vẫn có cấu trúc, chức năng và các cột giống nhau.
Cách sử dụng Excel thành thạo:
- Tạo một sổ làm việc Excel mới.
Mở sổ làm việc Excel, nhấp vào “Tệp”, chọn “Mới”, nhấp vào “Sổ làm việc trống”.
- Các lệnh và thanh công cụ Ribbon trong Excel:
- View: Đặt chế độ xem workbook (chế độ hiển thị, phóng to, thu nhỏ).
- Comment: chỉnh sửa, cho phép xem hoặc chỉnh sửa, thiết lập ngôn ngữ, bình luận.
- Dữ liệu: Công cụ xử lý dữ liệu (thu thập/truyền, truy vấn, phân loại, lọc).
- Formula: thư viện hàm, công thức tính toán.
- Page Layout: Điều chỉnh giao diện bảng tính, đặt trang ngang/dọc, lề trang.
- Draw: Chứa các công cụ vẽ để chọn phạm vi dữ liệu, xóa và tô sáng các ô.
- Chèn: Chèn các công cụ như bảng/biểu đồ/hình ảnh/bộ lọc/liên kết.
- Trang chủ: Ctrl Clipboard, Định dạng Phông chữ/Văn bản/Số/Ô/Chỉnh sửa.
- Tệp: tạo sổ làm việc mới, mở/lưu/in/chia sẻ sổ làm việc.
- Các lệnh định dạng dữ liệu.
Các định dạng số thường dùng trong Excel:
- Văn bản: Định dạng phông chữ.
- Khoa học: Định dạng khoa học.
- Fraction: Phân số, hiển thị số ở dạng lũy thừa.
- phần trăm: phần trăm.
- thời gian: thời gian.
- Độ dài ngày: ngày tháng năm.
- Kế toán: Kế toán. Hiển thị giá trị tiền tệ một cách chính xác, ngay cả ở dạng thập phân.
- Tệ: Tiền tệ.
- đếm.
- Chung (không có định dạng cụ thể): Định dạng chung mặc định.
- định dạng ô
- Cách tô màu các ô: Bôi đen tất cả các ô mà ta muốn tô màu. Chọn mục Home, bấm nhóm lệnh Font, bấm mũi tên cạnh Fill Color, chọn màu muốn tô trong nhóm Theme Colors hoặc vào Standard Colors để chọn.
- Cách viền các ô: Bôi đen tất cả các ô mà chúng ta muốn thêm đường viền. Chọn mục Master, nhấp vào nhóm lệnh Font, nhấp vào mũi tên xuống và chọn kiểu đường viền bạn muốn định dạng.
Thao tác cơ bản excel office, kế toán
Muốn sử dụng Excel thành thạo, nhất là dân văn phòng, kế toán thì nhất định phải ghi nhớ các thao tác sau. Hoạt động cơ bản Văn phòng Excel, Kế toán bao gồm:
- Xóa nhanh ô trống: Bôi đen cột dữ liệu cần xóa, click vào mục dữ liệu, chọn Filter. Cửa sổ mới hiện ra, nhấn Select All, chọn Blank. Tất cả các ô trống chưa có dữ liệu sẽ được hiển thị, lúc này bạn chỉ cần nhấn phím Delete để xóa các ô trống này.
- Tạo bảng chọn gõ tắt mới: tại file muốn tạo phím tắt, nhấn vào File, chọn Options, nhấn vào Quick Access Toolbar, thêm Cut và tiếp tục sao chép dữ liệu từ phải sang trái và ngược lại.
- Di chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau.
Sử dụng phím tắt Ctrl + Tab.
Thao tác cơ bản excel office, kế toán
- Chuyển hàng thành cột và ngược lại:
Nhấp vào bất kỳ hàng hoặc cột nào bạn muốn di chuyển, nhấn Ctrl + C. Nhấp để chọn các ô bạn muốn dán bảng mới, chọn Paste Special hoặc nhấn Alt + E và cuối cùng là phím S.
- Chọn toàn bộ dữ liệu: sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + A hoặc nhấp đúp vào góc bên trái của bảng tính.
- Hiện/Ẩn phím tắt: Giữ phím Alt.
Các bước cơ bản thao tác với ô trong Excel
Các bước cơ bản trong Excel Vận hành các ô như sau:
- Chèn/Xóa Ô, Hàng, Cột: Đặt con trỏ chuột lên bất kỳ dữ liệu nào trong ô mà bạn muốn chèn hoặc xóa. Lúc này menu tự động hiện ra, chúng ta chỉ cần click vào nhóm lệnh Insert, nếu muốn xóa dữ liệu thì chọn Delete.
- Di chuyển ô, hàng, cột: Chọn ô dữ liệu bất kỳ cần di chuyển, đưa con trỏ chuột qua mép ô sao cho xuất hiện mũi tên bốn chiều. Giữ và kéo ô hoặc hàng đến nơi chúng ta muốn.
- Điều chỉnh kích thước của ô, hàng và cột.
Các bước cơ bản thao tác với ô trong Excel
Bấm vào một ô, hàng hoặc cột để thay đổi kích thước của nó. Di chuyển chuột qua khu vực đường viền mà chúng tôi muốn mũi tên xuất hiện. Giữ chuột và kéo cho đến khi đạt được kích thước mong muốn.
Các bước cơ bản thao tác với ô trong Excel
- Một số hàm cơ bản trong Excel:
- Hàm IF: Hàm này giúp bạn kiểm tra một điều kiện và trả về true nếu đúng và false nếu sai.
- MIN, MAX: Hàm này tính giá trị lớn nhất và nhỏ nhất.
- Hàm COUNTBLANK: dùng để đếm các ô trống.
- Hàm AVERAGE: Hàm này tính giá trị trung bình.
- Hàm tính tổng: Hàm tính tổng giúp bạn tính tổng khi cộng các số với nhau.
- Hàm COUNT: hàm đếm giúp bạn đếm ô, cột, hàng, dữ liệu… mà không cần đếm thủ công.
150 Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng
Cách sử dụng Excel thành thạo để xử lý các ô tính, thao tác với các hàm, v.v. Ngoài ra, chúng tôi còn đề cập đến 150 Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng nó ở đây:
– Tạo phím tắt truy cập nhanh trong quick access:
- Chọn Print Preview để hiển thị trước khi in.
- Chọn Quick Print để in nhanh.
- Chọn Mở để mở một tệp hiện có.
- Chọn Mới để mở một tệp mới.
- Chọn Lệnh khác… để thêm chức năng.
150 Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng
- Ghi nhớ các phím tắt trong Excel
Chỉ chọn những ô không bị ẩn bởi Alt + ;
Sử dụng Ctrl + Shift + O để chọn ô chứa chú thích
Sử dụng Ctrl+Shift+End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu
Sử dụng Ctrl + Shift + Home để mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của trang tính
Sử dụng “Ctrl + F1” để ẩn ruy-băng
Sử dụng “Ctrl + Shift + Mũi tên” để đánh dấu các vùng dữ liệu liền kề
Sử dụng “Ctrl + Mũi tên” để di chuyển nhanh con trỏ
Sử dụng “Ctrl + ~” để hiển thị công thức siêu nhanh
Sử dụng Shift+Home để mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của hàng
Sử dụng Alt + Shift + Pg Up, Pg Dn để chọn dữ liệu bên trái và bên phải màn hình
Sử dụng Ctrl+Shift+Mũi tên để chọn đến cuối phạm vi dữ liệu liền kề
Kích hoạt chế độ chọn dữ liệu bằng Shift + F8
Sử dụng phím home để di chuyển đến ô đầu tiên của một hàng
Lặp lại hành động tương tự với phím F4.
Sử dụng Ctrl + Shift + … để định dạng ô.
Sử dụng Ctrl + 1 để định dạng mọi thứ trong Excel
Quét công thức, copy dữ liệu xuống bằng Ctrl+D
Sử dụng Ctrl + Shift + để chèn thời gian hiện tại:
Sử dụng Ctrl + để chèn ngày hiện tại;
Sử dụng Alt + Enter để tạo một hàng mới trong Excel
Sử dụng Ctrl + G và Alt + WILL để chuyển đến phần đặc biệt
Di chuyển màn hình với Alt + Pgdn, Alt + Pgup
Sử dụng Alt + Mũi tên Xuống để mở danh sách thả xuống
Sử dụng F1 để bật trợ giúp Excel
Lưu với một tên khác bằng cách sử dụng F12
Hiển thị trước khi in bằng Ctrl+F2
Sử dụng “Ctrl + Shift + Tab” để di chuyển giữa các sổ làm việc
Sử dụng “Ctrl + Pg Up, Pg Dn” để di chuyển giữa các sheet
Sử dụng F11 để tạo biểu đồ trong trang tính mới
Sử dụng Ctrl + (
Ẩn cột (column) bằng Ctrl + )
Sử dụng Shift F4 để hiển thị kết quả tìm kiếm tiếp theo
Sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Home” để di chuyển đến ô A1
Sử dụng “Ctrl + Alt + V” để hiển thị Paste Special
Sử dụng “Ctrl + Shift + L” để mở tính năng lọc dữ liệu siêu nhanh
Không sử dụng hàm autosum với “ALT + =”
đây là hướng dẫn của bạn Cách sử dụng excel thành thạo Xử lý công việc, một số thao tác cơ bản và thủ thuật. Hi vọng thủ thuật trên sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc với Excel này. Chúc may mắn!
Xem Thêm: Cách Tính Tổng Các Ô Không Liên Tục Trong Excel Cực Dễ
văn phòng –
Nhớ để nguồn bài viết này: Cách Sử Dụng Excel Khéo Léo Xử Lý Công Việc
của website mgvinhhai.edu.vn
Chuyên mục: Hình Ảnh Đẹp